Studenter och personal på University College Dublin sparar tid och delar mer med Google Workspace

För att studenter, lärare och personal ska kunna hålla kontakten med varandra och använda resurser online måste University College Dublin erbjuda enkel åtkomst till e-post och produktivitetsverktyg utan att öka belastningen på IT. ”Vi måste ha ett väldigt öppet nätverk som inte är bundet till någon viss enhet, och allt måste fungera trådlöst”, säger Brian Morrissey, universitetets chef för webbtjänster. Med 32 000 studenter och 6 000 personal kan det finnas så mycket som 40 000 datorer, surfplattor och smartphones i campusnätverket som använder e-post och delar dokument. ”Våra användare vill alltid vara online utan att behöva tänka på att registrera sina enheter eller ansluta till e-postkonton”, säger Morrissey.

Universitetets e-postsystem Sunmail krävde mycket arbete av Morrissey och hans IT-kollegor, och det var inte så användarvänligt för studenter och personal. ”Det var mycket resurskrävande, både gällande kostnader och arbete, och det är två saker vi försöker undvika”, säger Morrissey. IT-personalen var tvungna att upprätthålla och övervaka flera stora e-postservrar och ha skräpposts- och antivirusprogram igång på ännu fler servrar. Studenter och personal klagade på det begränsade utrymmet på kontona eftersom de var tvungna att radera meddelanden ofta. ”Det skulle krävas ett sexsiffrigt belopp för att förnya arkitekturen till ett system som ändå var omodernt i fråga om funktioner”, säger Morrissey. IT-teamet beslutade sig för att övergå till ett molnbaserat e-postsystem som skulle vara enkelt att implementera och hantera.

Enklare migrering med support på plats

UCD valde att låta Gmail ersätta det åldrande, klumpiga e-postsystemet. ”Den avgörande orsaken till att valet föll på Google var att Gmail är tillförlitligt, alltid tillgängligt och intuitivt för användarna”, säger Morrissey. ”Det är ett välbekant gränssnitt för alla.”

För att vara säker på att övergången till Google skulle lyckas migrerade Morrissey och hans kollegor personalens och studenternas e-postmeddelanden till Gmail en institution i taget och satte upp tillfälliga supportavdelningar inom institutionerna. ”Vi arbetade på kontoren med personalen, eller i närheten av korridorerna där studenterna gick förbi”, säger Morrissey. ”Vi lade mycket tid på kundkontakt, vilket var en stor investering, men vi tycker att det lönade sig eftersom alla snabbt bytte till det nya e-postsystemet.”

När studenter och personal anpassade sig till Gmail upptäckte de också andra verktyg i Google Workspace, som Google Dokument, Google Kalender och Google+. ”Vi blev överraskade eftersom vi var så fokuserade på e-post”, säger Morrissey. Personalen och lärarna insåg att Google Workspace var lättare att använda än andra produktivitetsverktyg eftersom Google Workspace kunde öppnas på vilken enhet som helst. Google Kalender förändrade mycket, säger Morrissey. Tidigare använde olika institutioner olika kalenderappar, så det fanns inget enhetligt sätt att meddela studenter om ändrade lektionstider eller kontorstider för lärarna.

Kreativa idéer för att spara tid och dela undervisningsstrategier

Personalen på UCD hittade kreativa sätt att ersätta tidsödande processer med Google Workspace och hålla kontakten med varandra och studenterna enklare. Lärarna skapade UCD Teaching and Learning Community på Google+ så att de kunde lägga upp förslag på hur inlärningsupplevelsen kan förbättras och få feedback från andra pedagoger. ”Om vi hade försökt göra det här utan Google hade vi antagligen haft mycket mindre engagemang än vi har nu”, säger Morrissey. Dessutom ersatte IT-avdelningen en e-postlista med en egen grupp på Google+ som de använder för att dela presentationer om nya teknikinitiativ.

Vid UCD School of Veterinary Medicine använder personal och lärare Google Workspace för att planera lektionerna. Lärarna frågade teamledaren för webbtjänster, Matthew Hynes, om det fanns bättre sätt att dela kursplaner så att de kunde undvika att ämnen upprepades i olika kurser. Hynes föreslog att lärarna skulle ha ett huvudkalkylark i Google Kalkylark som innehöll lektionerna för alla kurser på veterinärskolan. Med Google Sites skapade Hynes en webbplats som hämtade data från detta kalkylark och visade diagram över vilka ämnen som undervisas och när.

Förutom att det uppmuntrar till att spara tid och förbättra undervisningen på kreativa sätt, sparar bytet till Google också pengar åt UCD. Morrissey säger att universitetet har sparat ett sexsiffrigt belopp genom att eliminera maskinvara och underhåll för den gamla e-postlösningen, samt alla kostnader för antivirus- och skräppostshantering som inte behövs med Gmail.

”Vi får inga samtal om att någon har problem med att ansluta till sin e-post eller att utrymmet är slut”, säger Morrissey. ”Med Gmail behöver vi inte tänka på lagringsutrymme.”