Manhattan College förbättrar IT-tjänsterna för bättre stöd till studenter och fakulteter

IT-avdelningen på Manhattan College har relativt begränsade resurser med sin personal på 22 personer. ”Precis som en schweizisk armékniv kan vi göra många saker, men vi har ingen expertis på något område”, säger Jake Holmquist, IT-chef på Manhattan College. ”En stor del av vår personal består av IT-generalister, så det är svårt att göra en bra lösning utmärkt.” Högskolan hade använt många verktyg på plats, men när behovet ökade blev problemen komplicerade och dyra.

Byta till molnet

”Vi vände oss till molnet”, säger Holmquist. ”Det har oftast varit det bästa svaret.” Manhattan College har använt verktyg från Google sedan 2008. Först övergick man till Gmail vilket, säger Holmquist, ”var foten i dörrspringan som vi på IT-avdelningen behövde för att visa resten av campuset att det var okej att fungera i molnet”. Det var logiskt att fortsätta med Google, både ur tillförlitlighetssynvinkel och eftersom Googles verktyg var välbekanta och lätta att använda. ”Eftersom det fanns befintliga Google Workspace-konton var det väldigt lätt för IT-teamet att få tillgång till verktygen i Google Cloud och att delegera tillgången när vi väl hade konfigurerat våra tjänster”, säger han.

IT-teamet började med redundanta "datalösa" lågrisksystem: DNS och små webbplatser utan personlig information. ”När vi började molnanpassa och migrera fler användarinriktade tjänster”, säger Holmquist, ”började vi infoga ’säker molnmiljö’ i våra meddelanden om uppgraderingar och migrationer. Med det följde ett nytt lager av redundans och tjänster med hög tillgänglighet presterade bättre, hade högre redundans och var mer tillförlitliga när de hade migrerats till molnet – något vi aldrig hade kunnat uppnå på campus.”

Med tiden ”handlade vår resa om att ta bort hinder för molnet och bli bekvämare med ett koncept som inledningsvis var nytt både för användarna och personalen”, säger han. ”Varje gång vi avlägsnade ett hinder blev det lättare att ta nästa steg.”

Holmquist noterar att verktygen inte var så väldokumenterade när de övergick till Google Cloud 2014. Sedan dess har utvecklingen gått framåt: ”verktygen har blivit mycket lättare att använda, mer kan göras via användargränssnittet och dokumentationen har blivit mycket bättre med användbara exempel och bättre supportgrupper”.

Utmaningar som lönar sig

Manhattan Colleges främsta utmaning inbegrep de stora kommersiella program de hade migrerat. De flesta var utformade för datacenter och, säger Holmquist, ”vår erfarenhet var att de inte hade presterat särskilt väl ’utanför lådan’ när de flyttades till molnet. Vårt största hinder var den inledande konfigurationen av dessa (ej väldokumenterade) inställningar för att optimera programmen för de nya möjligheter som molnet erbjuder”.

Han tillägger att deras största bedrift hittills faktiskt är ett resultat av den utmaningen: i juli 2017 implementerade de ”Banner 9”, en uppgradering av det tidigare systemet.

”En normal implementering i vårt datacenter innebar ett sexsiffrigt hårdvaruinköp som vi inte fick garantier för att det skulle levereras och distribueras i tid för omfattande tester och driftsättningen under sommaren 2017”, säger han. ”I stället använde vi en ny metod och implementerade Banner 9-komponenterna i Compute Engine i Google Cloud-plattformen. Vi kunde snabbt och enkelt konfigurera olika komponenter under installationen och testerna av uppgraderingen. När vi misslyckades raderade vi instansen och började om på några minuter. Med hjälp av Googles support kunde vi identifiera en rad inställningar som rörde VPM mellan webbplatser (Banner 9-komponenterna i Google Cloud-plattformen som kommunicerar tillbaka till den lokala databasen), finjustering av programserverns prestanda och slutligen hög tillgänglighet och SSL.”

I slutänden kunde de implementera en produktionsmiljö med ”en utmärkt prestanda och hög tillgänglighet som vi inte kunde ha uppnått på campus”.

Nu kan högskolan konfigurera och tillhandahålla ett nytt system på bara några minuter. ”Om vi behöver börja om, kan vi radera det ännu snabbare”, säger han. ”Det bästa är att fler i personalen kan konfigurera tjänster efter behov, i stället för att vänta på att en systemadministratör tillhandahåller det i deras ställe.”

Njuter av framstegen och blickar framåt

Holmquists främsta syfte var att IT-teamet skulle tillbringa mindre tid i datacentret och mer tid med användarfokuserade initiativ. ”Vi kom verkligen över tröskeln, eftersom fler av våra system finns på Google Cloud-plattformen än i vårt datacenter”, säger han. ”I stället för att underhålla servrar, ersätta trasiga komponenter och köra programkorrigeringar fokuserar vi nu på att få programmen att köras effektivt, vilket ger ett tydligare resultat för våra slutanvändare.”

De funktioner som campusets användare förlitar sig på nu – som utmärkt prestanda och hög tillgänglighet – kostade tidigare alldeles för mycket för att högskolan skulle ha kunnat implementera dem själva, särskilt med så begränsade resurser. ”Med Google Cloud är funktionerna tillgängliga utan stora förhandskostnader och är, i de flesta fall, bara en del av verktygen”, säger han. ”Det bästa av allt är att kostnaden är en bråkdel av vad vi skulle ha betalat på campuset, allt för något som kan hanteras effektivt med befintlig personal.”

Man har gjort stora framsteg på Manhattan College, och mer planeras. Framöver kommer skolan inte att ersätta servrar i datacentret och strävar efter att utforska bättre och effektivare sätt att leverera tjänster i molnet.

Holmquist är glad över att ha frigjort IT-personalen så att mer resurser kan läggas på att "förbättra verksamhetsprocesser" genom elektroniska arbetsflöden och bättre förståelse av campusets data genom datarapportering och analysinitiativ med campusets administration. Avdelningen har lyckats omvandla en traditionell inåtvänd IT-befattning till ”en användarinriktad teknikutbildare som ger användarna kraften i dessa nya verktyg”. Han vill gärna se hur maskininlärning och analysverktyg kan användas som stöd i arbetet.

För tillfället, säger Holmquist, ”har Google Cloud-plattformen gett oss en uppsättning verktyg för att lösa komplicerade problem som vi inte kunde ha löst själva”.