ユニバーシティ カレッジ ダブリン（UCD）では、学生や教職員どうしのコミュニケーションと必要なオンライン リソースへのアクセスを容易にしたいと考えており、IT チームの負担を増やすことなく使いやすいメールシステムと生産性向上ツールを提供する必要がありました。「特定の端末に縛られず、すべてがワイヤレスで機能するオープンなネットワークを提供しなくてはなりません」と話すのは、UCD ウェブサービス部門長のブライアン モリッシー氏。32,000 人の学生と 6,000 人の教職員がメールの送受信やドキュメントの共有を行う UCD のネットワークには、40,000 台ものパソコン、タブレット、スマートフォンが一度に接続することもありえます。「学生や教職員が求めるのは、端末の登録やメールシステムへの接続が不要な、常時接続型の環境です」とモリッシー氏は言います。
UCD が以前使用していた Sunmail のメールシステムは、モリッシー氏をはじめとする IT チームの多大な労力を要し、学生や教職員にとっても使いづらいツールでした。「コスト面でも管理面でもリソースを消費しており、状況の改善が必要でした」と話すモリッシー氏。IT スタッフは複数の大型メールサーバーに加えて、多数のサーバーで使用している迷惑メールとウィルス対策ソフトウェアの保守と監視も行う必要がありました。学生や教職員も、アカウントの容量制限のためにメールを頻繁に削除しなくてはならない状況に不満を抱いていました。 「このアーキテクチャを更新するには数十万ドルもの費用がかかる見込みで、しかも更新後のシステムの機能は最新とは言えないものでした」と語るモリッシー氏。そこで、IT チームは、導入と管理が簡単にできるクラウドベースのメールシステムに切り替えることにしました。